Hätten Sie es gewusst, dass buchhalterische und steuerlich relevante E-Mails, von Gesetzes wegen,
Handelsbriefen gleichgestellt sind? (§257 Handelsgesetzbuch)
Das bedeutet, dass diese Mails bis zu 10 Jahre aufbewahrt und revisionssicher archiviert werden müssen.
Alles schön und gut, dann brenne ich jedes Jahr eine CD/DVD mit meinen Mails, dachte ich mir.
Weitgefehlt, nach genauerer Betrachtung des Begriffes Revisionssicherheit, kamen mir doch recht schnell Zweifel, über meine angedachte Methode.
Ich habe mich daraufhin einen kleinen selbstkritischen Interview, anhand der HGB-Vorschriften unterzogen, um zu testen, wie Gesetzeskonform ich dabei vorgehe:

1) Ordnungsmäßigkeit? – ok, ich bemühe mich
2) Vollständigkeit? – natürlich
3) Sicherheit des Gesamtverfahrens? – liegt im Auge des Betrachters
4) Schutz vor Veränderung und Verfälschung? – hmm, jetzt wird es eng
5) Sicherung vor Verlust? – Feuerfester Panzerschrank mit Videoüberwachung ist bereits geordert
6) Nutzung nur durch Berechtigte? – Bin ich berechtigt meine Archivierten Mails zu benutzen?
7) Einhaltung der Aufbewahrungsfristen? – Mögen die gebrannten DVD’s im Panzerschrank nach 10 Jahren verschimmeln
Dokumentation des Verfahrens? – Ich schreib mir alles auf.
9) Nachvollziehbarkeit? – Siehe oben!
10) Prüfbarkeit? – Gerne

Nun ja, ich bin dann nun der Meinung, ich sollte das Archivieren meiner E-Mails Profis in die Hand geben.
Da wir unsere Elektronische Post über einen SaaS Anbieter (magentafarbenes „T“ am Anfang) abwickeln,
schaute ich zuerst dort, ob diese mir die E-Mails nach den heutigen Standards archivieren können.
Das funktioniert dort leider nicht!

Ich hörte mich dann etwas im Bekanntenkreis um, und ein Freund empfahl mir http://www.it-auf-abruf.de .
Und siehe da, it-auf-abruf bietet genau die Software an, die ich Suche.
Zum einen eine hosted exchange Lösung
zum anderen eine Archivierungslösung.
Das Beste, die Mail – Archivierung gibt es, bei Bestellung eines hosted exchange Kontos für nur knapp 5 € im Monat dazu.

Prima, ein Problem weniger!

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